Konferencije, kongresi (PCO – Professional Congress Organizer)
Ako planirate znanstvenu ili stručnu konferenciju ili kongres u bilo kojoj destinaciji u Hrvatskoj, dopustite da za vas organiziramo i koordiniramo sve detalje od početka do kraja.
Venevent će profesionalno i kvalitetno odraditi organizaciju vaše konferencije ili kongresa, kako biste se vi u potpunosti koncentrirali na svoj dio projekta – poslovni i/ili stručni/znanstveni dio skupa.
Naša usluga organizacije konferencija i kongresa uključuje:
Planiranje i savjetovanje pri izboru kongresne destinacije te izrada programa
- izrada programa skupa u koordinaciji s Organizatorom
- istraživanje i odabir lokacije/mjesta održavanja skupa/event-a
- operativni plan skupa
Promocija, izrada vizuala i produkcija materijala
- dizajniranje i izrada promotivnih materijala skupa
- dizajniranje i tisak znanstvenih materijala skupa
- marketing podrška i PR aktivnosti
- povezivanje s medijima i eventualnim sponzorima programa i PR strategija
Registracija sudionika i administracija skupa
- zaprimanje prijava sudjelovanja (on-line) te potvrđivanje sudjelovanja pojedinačno sudionicima
- naplata kotizacija za sudjelovanje na kongresu (on-line kreditnom karticom te slanje računa)
- rezerviranje prijevoza/ transfera za sudionike skupa na ugovorenim relacijama
- savjetovanje vezano za maksimiziranje prijava sudionika i postizanje najboljeg ROI-a
Organizacija izložbe i poster sekcije
- promocija
- izrada izložbenog rasporeda, prodaja i postavljanje izložbenog prostora
- organizacija i postavljanje poster panoa za poster sekcije
- usluge osiguranja
Smještaj sudionika i društveni program
- organiziranje programa i sadržaja za VIP goste
- organizacija izleta i programa za osobe u pratnji, kulturna događanja, tematske večeri
- prijedlog koncepta i scenografije za glavni event/zabavu/završnu večer skupa
- savjetovanje u vezi s društvenim programom (kokteli, zabave) te posebnim atrakcijama
- rezerviranje kapaciteta za smještaj i rad
Upravljanje financijama skupa
- planiranje troškova i budgeta
- briefinzi i direktna kontrola kvalitete kod svih davaoca usluga
- kontrola troškova
- računovodstvo skupa
- obračun i plaćanje svim vanjskim davateljima usluga
- zaključni obračun s Organizatorom i izrada financijskog izvješća skupa
- evaluacija cijelog projekta, savjetovanje i odrada daljnih akcija prema sudionicima, postojećim i potencijalnim korisnicima
Ostale usluge i prednosti
- osiguranje svih dodatno zatraženih usluga na licu mjesta u objektivno najbržem mogućem roku (promjena rezervacije leta, rezervacija večere, prijevoza, dodatne tehnike, posebnog izleta ili drugog programa)
- prijedlozi za humanitarni aspekt skupa i korporativnu filantropiju (u suradnji s UNICEF Hrvatska)
- ispitivanje zadovoljstva sudionika najsuvremenijom metodom Fieldtouch (najbrža metoda terenskoga istraživanja, izvještaj po zadanim kriterijima dostupan već za 3min)
|
